top of page

ANH CHỊ CÓ BIẾT MÌNH ĐANG BỊ THẤT THOÁT BAO NHIÊU HÀNG HÓA KHÔNG?

Mới đây, sự kiện 7 nhân viên Nhà máy ô tô Vinfast bị bắt về tội “Lạm dụng tín nhiệm chiếm đoạt tài sản” một lần nữa gióng lên hồi chuông cảnh tỉnh cho các Lãnh đạo nhà máy, Doanh nghiệp lớn nhỏ. Anh chị có biết mình đang bị thất thoát bao nhiêu hàng hóa không? Xin thưa, ngoài mặt thì nhiều Anh Chị vẫn mạnh miệng “Tôi ổn”, nhưng thực tế thì số người có đủ “thực lực tự tin” với câu trả lời trên là không nhiều. Tại sao?


VÌ SAO THẤT THOÁT HÀNG HÓA TRONG KHO MÀ KHÔNG PHÁT HIỆN ĐƯỢC?

Với kinh nghiệm làm việc gần 20 năm, cho phép mình khoanh vùng luôn: khu vực thiệt hại phần lớn nằm ở phía Nguyên vật liệu sản xuất (NVL) chứ rất ít khi nằm ở khâu Thành phẩm. Thành phẩm là thứ dễ nhìn thấy, nhập xuất hàng ngày, dễ nhận diện, giá trị cao, được bố trí nhiều tầng giám sát (camera dày đặc, bảo vệ, thủ kho và người nhận hàng) nên sẽ rất khó, chỉ trừ khi trong tình huống kinh điển nhất là Chuyển kho thì may ra mới có cơ hội chiếm đoạt cả xe hàng hóa. Mình được biết chuyện của một doanh nghiệp sữa, chuyển kho từ đơn vị logistics A sang đơn vị logistics B, lợi dụng nhân viên bên B mới và kém nghiệp vụ nên một số phần tử xấu đã lợi dụng làm thủ thuật nhập sẵn hàng trên hệ thống bên B rồi có ký tá hẵng hoi nhưng sau đó tài xế đem nguyên xe hàng đi chỗ khác, dẫn đến tổn thất mấy tỷ.


CHUYỆN NGHỀ LOGISTICS: ANH CHỊ CÓ BIẾT MÌNH ĐANG BỊ THẤT THOÁT BAO NHIÊU HÀNG HÓA KHÔNG?
Kho vật tư của một doanh nghiệp sản xuất có quy mô trên 1,000 tỷ doanh số

Ở khâu nguyên vật liệu, có những đặc điểm sau làm công tác quản lý kho rất vất vả:

  1. Có quá nhiều mã hàng, mỗi mã hàng có quy cách bao bì khác nhau (cái thì hộp, cái thì trong bao, cái thì trong kiện gỗ pallet), thông tin trên bao bì đi theo tiêu chuẩn bên nhà sản xuất – cái thì tiếng Anh, tiếng Hoa, tiếng Nhật.., cách chất xếp cũng cực kỳ đa dạng, nên việc nhận diện hàng hóa là cực kỳ phức tạp, phụ thuộc rất nhiều vào kinh nghiệm của bạn thủ kho.

  2. Hàng NVL nhập về cho sản xuất thường có số lượng tương đối lớn (theo đơn vị container), khi nhập kho thì để tiết kiệm chi phí logistics, bên bán giao nhiều container trong cùng một ngày. Khi đó, với số lượng cửa nhập NVL thường là ít và vì áp lực giải phóng xe hàng (tài xế container nằm chờ giao hàng cũng rối lắm) nên nhân viên kho cần phải nhập kho nhanh. Kết quả là áp lực công việc dồn vào một vài ngày khiến Bạn dễ mệt mỏi, đếm sai hoặc đếm nhầm.

  3. Khác với khâu Thành phẩm có thể cho đếm hàng theo khu vực hàng ngày để kiểm tra, phía nguyên vật liệu ít khi được kiểm đếm hàng ngày, thường phải đến chu kỳ kiểm đếm bắt buộc như bán niên hoặc thường niên để đi kiểm kê. Hơn nữa, khi kiểm kê kho NVL, nhân viên kế toán đi theo đối chiếu số lượng cũng khó am hiểu nghiệp vụ để nhận biết hàng hóa NVL, nên thường “nói sao nghe vậy”, nói cái này là mã A thì biết mã A chứ không thực sự biết chắc đây có phải là mã A hay không.

  4. Kho NVL thường ít được lãnh đạo doanh nghiệp chú ý, điều kiện hoạt động cũng không được đầu tư mấy (về trang thiết bị vận hành, phần mềm quản lý, giám sát quy trình..), chất lượng nhân sự cũng không phải nhóm “tinh nhuệ” trong doanh nghiệp.

Với những đặc điểm này mà một nhóm nhân viên “thành tinh” có thể cấu kết với nhau để làm bậy mà khó bị phát hiện chuyện vật tư trong kho bị thiếu hụt, trừ khi chuyển nguyên cái kho đó cho một đơn vị khác chịu trách nhiệm, phải đếm lại toàn bộ hàng hóa thì mới phát hiện ra. Nói đến đây, chắc là Anh Chị đã thấy được rõ vấn đề rồi phải không ạ? Câu hỏi tiếp theo: biết bệnh rồi thì uống thuốc gì?


LÀM SAO GIẢM THIỂU RỦI RO THẤT THOÁT HÀNG HÓA TRONG QUẢN LÝ KHO VẬT TƯ?


Mình gặp nhiều Anh Chị chủ doanh nghiệp chọn cách giao cho người thân tín phụ trách. Ưu điểm của cách này là có thể yên tâm về yếu tố đạo đức – động cơ con người nhưng chỉ phù hợp ở một quy mô rất nhỏ, mở rộng hoạt động kinh doanh lên, gia tăng áp lực lên là đội hình kho NVL sẽ có nhiều sai sót ngay. Mình từng gặp một Anh Thủ kho là em họ của chị Chủ, chỉ có anh Thủ kho đó được quyền giám sát và ký vào giấy nhập – xuất kho, và cả mấy năm liên tục anh không nghỉ ngày nào. Ngày anh được nghỉ ngơi là ngày Kho ngừng hoạt động để.. nghỉ Tết. Vậy làm sao để giảm thiểu rủi ro nói trên?


  • Thứ nhất, gốc rễ của chuyện làm bậy đi từ lòng tham của con người. Vậy thì cần khắc phục từ khâu chọn người phù hợp có cá tính, đạo đức và đào tạo về văn hóa doanh nghiệp ngay từ đầu. Khi xung quanh anh là những người chính trực, yêu thương công ty, muốn đồng lòng xây dựng công ty mà anh có làm bậy cũng rất khó. Có nhiều doanh nghiệp điển hình như Thế Giới Di Động hay PNJ, nước ngoài thì có tấm gương của P&G đã xây dựng được văn hóa doanh nghiệp để người lao động gắn bó và chiến đấu cùng doanh nghiệp thì giảm được nguy cơ “nội sinh” này.

  • Thứ hai, là có “khe hở” trong quản trị, cụ thể ở đây là Kho NVL. Chúng ta dễ dàng tự hào có quy trình ISO 9001 minh bạch, rõ ràng nhưng thực tế thì chính ông WH Manager là quy trình. Ổng nói A thì làm A, nói B thì làm B chứ nhân viên đâu có bám sát quy trình để hỏi đâu. Theo nguyên tắc “4 mắt” thì hàng hóa nhập xuất kho cần ít nhất 2 chữ ký (bên giao và bên nhận) thì họ liên kết hai ông này lại là xong. Chỗ nào khó hơn một chút thì gắn thêm ông Bảo vệ vào giám sát, kiểm đếm, ký tên. Chỗ nào ngon nữa thì có thêm chữ ký của người quản lý (Supervisor/Manager). Càng nhiều lớp thì sẽ càng an toàn.

  • Thứ ba, trong trường hợp là con người cơ bản là tốt, quy trình cơ bản là tốt nhưng nhất thời gặp một tình huống ngặt nghèo nào đó (ví dụ như cá độ, bị lừa, thiếu nợ..) dẫn đến một số bạn quyết tâm làm bậy, thì công nghệ có trách nhiệm hỗ trợ Ban lãnh đạo trong câu chuyện giám sát. Nhẹ nhất là có Camera nhiều góc ghi nhận (lưu ý: các bạn tinh vi có thể cắt dây nguồn Camera, xịt sơn đen lên camera..), mạnh hơn thì có gắn thiết bị PDA với từng người, làm thao tác nào thì scan xác nhận thao tác đó, mạnh hơn nữa là Camera AI tự động giám sát các hành vi bất thường để cảnh báo, căng hơn chút nữa thì gắn thẻ RFID ngẫu nhiên trên hàng hóa để giám sát, còn dữ nhất là gắn luôn thiết bị định vị trên từng món/cụm NVL, có di chuyển gì sai là hệ thống cảnh báo được.

  • Thứ tư, rất cơ bản nhưng cũng ít ai để ý: đào tạo. Nhân viên kế toán được phân công đếm kho phải được đào tạo kiến thức về sản phẩm. Nhân viên Kho phải được đào tạo để hiểu NVL nhập - xuất quan trọng như thế nào với sản xuất. Trưởng Kho/Warehouse Manager phải dẫn dắt chương trình Cải tiến liên tục trong Kho, duy trì thật tốt 5S. Toàn bộ nhân sự vận hành kho phải được đào tạo về Văn hóa doanh nghiệp, thực hành hàng ngày các tiêu chuẩn giá trị chung của Công ty.

Mình vốn là người hiểu về công nghệ nên nói ra sợ các Anh Chị bảo mình đang cố gắng bán hàng, nên mình chả nêu công nghệ gì cụ thể đâu, các Anh Chị cứ tự Google nhé. Điểm mấu chốt ở đây là cho dù một doanh nghiệp lớn như VINFAST mà còn gặp chuyện đau lòng nói trên thì Anh Chị chắc gì tự tin nói kho hàng của mình ổn?

Mong Anh Chị chủ Doanh nghiệp lưu ý vấn đề này, nhất là trong bối cảnh kinh tế đang khó khăn thì khả năng con người làm sai cũng cao lắm. Doanh nghiệp có mạnh khỏe thì mới mong nghĩ đến dân giàu, mà dân giàu mới có nước mạnh!


Trân trọng và Yêu thương,


280 lượt xem1 bình luận

Bài đăng gần đây

Xem tất cả

1 comentário

Avaliado com 0 de 5 estrelas.
Ainda sem avaliações

Adicione uma avaliação
Convidado:
16 de out. de 2023

hay quá A Khiêm à

Curtir
bottom of page