Tâm sự của một bạn Mentee của mình, mình nghĩ sẽ có thể nhiều người ở trong tình huống tương tự trong ngành Logistics, nên mình chia sẻ bài viết này để các Bạn có thể tham khảo.
Bạn có kinh nghiệm làm tài xế, mê lái xe tới mức học bằng C, D.. và lên tới cấp cao nhất là bằng FC - lái được cả xe đầu kéo container. Bạn cũng có học đại học nên có tư duy quản trị. Rứa là dòng đời đưa đẩy để Bạn làm vị trí Chuyên viên điều phối vận tải của một công ty dịch vụ logistics. Một ngày làm việc của Bạn sẽ như vầy:
6.30 - 7.30: nhắn tin cho Tài xế/nhà thầu phụ vận tải về thông tin số xe, số cont và số seal (seal là thiết bị niêm phong container, thường sẽ do hãng tàu cung cấp để xác định chính xác container nào đã được đóng và không có sự xâm phạm trong quá trình vận tải - tương tự khái niệm niêm phong cửa của bảo vệ các văn phòng, tòa nhà vào cuối ngày làm việc).
7.30 - 8.30: chạy xe máy vô công ty (nhà xa công ty)
8.00 - 12.00: trực điện thoại, xử lý mọi phát sinh từ tài xế, khách hàng, nhà thầu phụ cho từng chuyến hàng.
12.00 - 12.30: tranh thủ ăn vội và điện thoại vẫn luôn túc trực, nhiều khi phải xử lý xuyên trưa và bỏ bữa.
12.30 - 18.30: xử lý chứng từ (phiếu thu chi hộ, phí cược cont, hóa đơn đi đường,..), nhập liệu vào phần mềm, nhận giá của nhà thầu vận tải báo giá cho phòng kinh doanh đối với các đơn hàng lẻ phát sinh.
18:30 - 19:30: chạy về nhà
19.30 - 20.00: Về tới nhà, ăn vội xong là đi ngủ.
Đêm: vẫn để điện thoại mở vì nữa đêm tài xế đang di chuyển trên đường có thể gọi và cần người tiếp nhận, xử lý.
Vì sao vai trò của Bạn là cần thiết? Là tài xế có kinh nghiệm, Bạn phân biệt được lúc nào anh tài xế nói thiệt hay nói không thiệt và cần xử lý cái gì. Chẳng hạn, 2h sáng, tài xế báo xe hư/bị tuýt còi/bị gì gì đó.. thì Bạn ấy có khả năng xử lý tức thời, đưa ra quyết định tức khắc để điều xe thay thế hay ghi nhận chi phí, hay duyệt chi phí. Xe ở ngoài hiện trường xa xôi, thời gian thì khắc nghiệt, toàn phải nghe sự cố, nên công việc của Bạn rất chi áp lực, không có thời gian .. quen bạn gái luôn. Và Bạn cũng thấy cuộc sống đang mất cân bằng, nhưng không biết cách nào thoát ra. Bạn nói: "Làm riết, mệt quá chịu không nổi thì em xin nghỉ thôi, chớ giờ Sếp cũng không có hiểu những gì em đang làm đâu!".
À, cái này với mình rất quen. Mình cũng trải qua giai đoạn bạn đang gặp, cũng âm thầm cố gắng trong phạm vi công việc của mình và khi bị "burn out" (tiếng Việt mình là "hết xí quách") thì mình cũng nộp đơn xin nghỉ thôi. Nghề Logistics, người ta hay gọi là nghề "unsung heroes" (liệt sỹ vô danh) là vậy, làm đúng thì không ai khen nhưng làm sai là biết ngay hậu quả!
Và mình khuyên bạn, "Hay là lần này, trước khi nhấn nút nộp đơn xin nghỉ, em thử cách này nghen - tiếng Anh gọi là: Before you QUIT, TRY"! Nghĩa là:
Bóc tách đối tượng mình đang phải làm việc ra làm 3 nhóm, ứng với mỗi nhóm tìm cách tự động hóa các tác vụ:
Với tài xế/nhà thầu vận tải: trong các việc họ hay alo cho mình, có việc nào xử lý tự động được không? Dạ có, ví dụ họ hay hỏi thông tin người liên hệ ở kho nhận hàng/giao hàng, hay hỏi về quy định có mang giày bảo hộ không, hay hỏi về chứng từ đem về không. --> Okie, vậy cái gì tự động được ta sẽ tự động nhé, ví dụ: a) In ra bảng cẩm nang: kho nào thì liên hệ ai, gặp sự cố A thì làm gì, B thì làm gì, khi nào đọc tới Z mà chưa có thì mới alo. --> clear được ít nhất 50% cuộc gọi từ Tài xế, tăng tính chủ động cho họ mà mình vẫn kiểm soát được các tác nghiệp trọng yếu.
Với khách hàng: việc họ hay hỏi nhiều nhất là "Khi nào xe đến, số xe bao nhiêu, tài xế tên gì..". À, em có phần mềm vận tải rồi thì chỉ cần phân quyền cho khách, khách tự vào xem thông tin thì không cần hỏi nữa.
Với Cấp trên: trước giờ phải tốn thời gian làm báo cáo, ghi nhận chi phí --> À, vậy thì đưa hết lên phần mềm đi em, công nghệ ngày nay cho phép chụp hình và quét chữ (gọi là OCR) luôn, đỡ phải gõ tay nè, và link với hệ thống kế toán để giảm thời gian phải báo cáo thủ công.
Khi Bạn bị cuốn vào công việc hàng ngày, Bạn ấy chẳng chăm lo ăn uống, ngủ nghỉ thì sức khỏe sẽ đi xuống, khả năng đề kháng suy giảm và ảnh hưởng tiêu cực tới tinh thần. Cho nên, Bạn phải kỷ luật chuyện chăm sóc bản thân nghen: cố gắng đi bộ 30 phút/ngày, ăn uống đúng giờ, chịu khó tăng ngân sách cho chi phí ăn uống vì "Còn sức khỏe là còn hạnh phúc", đừng đánh đổi chuyện ngắn hạn với dài hạn.
Người làm nghề Logistics đa phần là hiền lành, cam chịu, không có chia sẻ, báo cáo, chủ động cập nhật thông tin (vì lượng thông tin sự vụ quá nhiều), toàn là khi có chuyện mới đi trả lời câu hỏi của cấp trên. Hãy đổi tâm thế từ BỊ ĐỘNG sang CHỦ ĐỘNG: Đưa ra mẫu báo cáo dễ hiểu nhất, chủ động cập nhật thông tin. Sếp bạn sẽ yên tâm khi thấy Bạn bao quát được công việc, thông tin chuẩn chỉnh và cập nhật đúng giờ. Khi đó, Sếp sẽ YÊN TÂM và có thể hỗ trợ Bạn kịp thời khi bạn cần, chứ không phải là "Khi nào có vấn đề nặng không gỡ nổi em mới đi báo cáo cho Sếp".
Trường hợp Công ty không có phần mềm đáp ứng nhu cầu quản trị của Bạn? Okie, Bạn cứ lên online học một khóa Google docs hoặc Lark suites, tự thiết kế luồng công việc (workflows) được mà, từ đó thì cho mỗi người trong chuỗi công việc này tự dùng điện thoại/máy tính của mình nhập liệu theo đúng cú pháp yêu cầu thôi. Xu hướng 4.0 ngày nay là Low-code/No-code, Bạn không cần phải lệ thuộc vào phần mềm mà vẫn tự chủ động quản trị công việc của mình nghen (nghe đồn là hãng FPT mới ra mắt giải pháp FezyFlow cũng giúp cho mục tiêu này, Bạn thử tìm hiểu nha).
Và dù có bận rộn, cũng hãy cho mình một sự mở lòng, kết nối với các bạn bè khác giới để tìm cho mình một ý trung nhân phù hợp. Ngoài 30 rồi, "tam thập nhi lập", hãy chuẩn bị cho tâm thế của một gia đình để có trách nhiệm hơn và trưởng thành hơn. Mình thấy xu hướng Phụ nữ muốn tìm kiếm một người bạn đồng hành cũng nhiều lắm, Bạn hãy để dành một khoản thời gian trong ngày cho việc này nha.
Mình biết rằng có viết ra 100 điều thì việc quan trọng nhất là Bạn phải chọn và thực thi các giải pháp này, một cách kiên trì, mới có kết quả, nên thôi, xin dừng ở đây và mong Bạn hãy cố gắng hết mình trước khi quyết định chia tay!
Mong Tết này, gặp lại Bạn, với một tâm thế mới, vị thế mới và có một người bạn đồng hành!
Trân trọng và Yêu thương,
p/s: ảnh mang tính minh họa, caption "Ai cũng phải cố gắng sống trọn vẹn 1 ngày của mình, nên hãy sống một cách Chủ động và Hạnh phúc Bạn nhé!"
Comments