Trong không khí “tổng cầu đi xuống”, nhiều nỗ lực quảng cáo, marketing phải điều chỉnh giảm thì cơ hội cho quản trị chi phí được quan tâm nhiều hơn. Trong doanh nghiệp luôn tồn tại nhiều lãng phí nhưng lãnh đạo thì quá bận rộn và quản lý cấp trung thì thiếu động lực cải tiến, ai sẽ khởi xướng việc cắt giảm lãng phí? Có một cách thông thường là quan sát, học hỏi những đơn vị đầu ngành đã mạnh dạn có những cải tiến thành công. Mình có may mắn được trực tiếp quan sát để kể lại kinh nghiệm cho anh em trong nghề Quản lý Chuỗi cung ứng – Logistics.
Doanh nghiệp “chủ hàng”, (ví dụ như TGDD, Vinamilk, Mondelez Kinh Đô,..) là doanh nghiệp sở hữu hàng hóa. Thuật ngữ này để phân biệt với Doanh nghiệp dịch vụ Logistics (ví dụ như U&I Logistics, Transimex Logistics, CJ Gemadept Logistics..) là đơn vị cung ứng dịch vụ logistics.
Với các Công ty chủ hàng FDI vào Việt Nam như P&G, Unilever, Pepsico, Coca-cola, Kemberly Clark,… hầu như không ai đi đầu tư đội xe và quản lý dịch vụ logistics, kinh nghiệm thành công trên toàn cầu của họ đã hướng tới chuyện thuê ngoài những gì các nhà cung cấp làm tốt hơn để họ chỉ cần tập trung vào những hoạt động cốt lõi mà rất ít người có thể làm tốt như họ.
Xuất phát điểm các doanh nghiệp Việt Nam mình là đi từ nhỏ đi lên, nên ít nhiều đều đi qua giai đoạn tự đầu tư đội xe tải để phục vụ hoạt động giao hàng, chủ động kiểm soát công tác giao hàng và nhiều khi kiêm luôn thu tiền mặt, thứ mà không yên tâm giao cho bên dịch vụ, vả lại, chi phí logistics cũng dễ quản lý, xe thì khấu hao, lương tài xế thì theo thang bậc có sẵn, đội xe khi mới thì cũng chả mấy khi hư hỏng, thế nên chuyện này cũng ổn. Hơn nữa, so kè với các đối thủ cạnh tranh, thấy đối thủ có đội xe trang trí màu sắc bắt mắt mang thương hiệu riêng, cũng là một công cụ quảng bá Marketing tốt, giá rẻ mà, coi như bổ chi phí quảng bá thương hiệu cũng được. Cho tới một ngưỡng tầm 100-200 xe thì vấn đề bắt đầu khác và cộng thêm bối cảnh suy giảm nhu cầu hiện nay, đã đến lúc các Anh Chị chủ doanh nghiệp ngó lại một chút về cách thức tự quản lý đội xe.
CHI PHÍ XE RỖNG CHIỀU VỀ
Tâm sự với một anh Phó tổng của doanh nghiệp có 200+ siêu thị điện máy trải dài trên cả nước mới thấy cái cực của việc tự quản lý đội xe. Siêu thị ngày nào cũng có lịch đặt hàng, đội xe thì ráng đầy tải mới chạy cho hiệu quả, nhưng chiều xe về thì sao?
- Để trống, chạy xe không về thôi em
- Vì sao?
- Vì lịch trình đội xe chiều về mình không ổn định để cam kết dịch vụ, chở hàng hóa phải có hóa đơn/chứng từ đầy đủ, rồi đâu có ai đứng ra ký hợp đồng dịch vụ với khách hàng. Chính sách công ty là chạy xe không nhưng cũng có nhiều bác len lén kiếm đơn hàng chạy về mà rủi bị quản lý thị trường kiểm tra thì tuy họ phải chịu trách nhiệm đã đành nhưng uy tín thương hiệu của mình dính tới mấy chuyện này cũng khổ..
- Ủa, nếu em có cách thì anh có muốn thử giải pháp mới không?
- Nói về vận tải thì phải nói về luồng hàng. Vậy luồng hàng nào là thường xuyên lưu chuyển? Luồng hàng Bưu chính chuyển phát, luồng hàng thương mại điện tử, luồng hàng trung chuyển hàng hóa từ nhà máy/kho tổng về các kho vệ tinh. Mình chỉ cần ký hợp tác với các đơn vị có platform hợp tác sẵn, có hợp đồng chuyến rõ ràng minh bạch, người điều phối giám sát được a-z thông qua hộp đen, apps trên điện thoại tài xế, nguồn gốc hàng hóa rõ ràng và uy tín, là ổn. Trên thị trường có nhiều đơn vị cung cấp được platform như vậy, anh cứ tìm hiểu và chọn đơn vị phù hợp nhất nghen!
Đấy, chi phí xe chạy rỗng chiều về không có trong sổ sách kế toán, chỉ là một lãng phí mà ai cũng thấy nhưng ít ai buồn “nhúng tay” vào, nên chỉ có thể thay đổi từ cấp độ chủ doanh nghiệp thì may ra..
CHI PHÍ THÂM HỤT TÀI SẢN Ở ĐỘI XE
Khi tự quản lý một đội xe, có bao giờ Anh Chị chủ doanh nghiệp trải nghiệm chuyện xe mình mua bị “luộc” phụ tùng chưa? Với một số bác tài kinh nghiệm và “tinh vi” thì lương thấp, áp lực cao tạo một tâm lý “cào cấu”, và giải pháp ngoài kia thì đầy rẫy: trục xe, lốp xe, nhớt và thậm chí là dầu.. okie có chỗ tiêu thụ hết, bao nhiêu cũng mua. Ở quy mô đội xe tầm 20-50 chiếc (quy mô phổ biến của các Chủ doanh nghiệp tự lo chuyện vận chuyển), việc đầu tư một Gara bảo trì là kém hiệu quả về chi phí cũng như thời gian chờ đợi xe đưa vào khai thác. Còn chọn lựa một Gara uy tín để quản lý tập trung thì vẫn có thể có phát sinh chuyện “móc ngoặc” ở một cặp kỹ thuật viên – bác tài để đội khống chi phí lên. Nan giải lắm cơ, cách nào cũng có vấn đề của cách nào!
Thường Chủ doanh nghiệp sẽ dựa vào định mức vận hành để xác định chi phí, chẳng hạn 100km thì 15 lít dầu đối với xe tải nặng loại xx tấn. Tuy nhiên, cách này cũng có nhiều vấn đề: người làm không có tâm thì khi chạy để tính định mức sẽ làm cho tiêu thụ nhiều để định mức cao – sau này dễ bề lấy dầu phần dưới định mức để bán; theo thời gian, phương tiện sẽ hao mòn và hiệu suất suy giảm thì lại đề xuất định mức mới.. Chỉ khi làm việc với người có tâm thì may ra công tác thâm hụt tài sản này mới giảm được.. chút chút. Đó là chưa kể về phụ tùng thay thế: phụ tùng xe có cả ngàn món, nếu muốn nhanh thì phải mua sẵn phụ tùng nhưng mua cái gì? Và với các món không có sẵn thì thời gian thay thế là bao lâu? Không hề đơn giản!
Giải pháp? Chắc Anh Chị còn nhớ khẩu quyết “Yêu xe như con, quý xăng như máu” hồi xưa? Cách để Bác tài có trách nhiệm với Xe nhất là khi Bác ấy là chủ sở hữu. Khi ấy, không nói cũng chăm chỉ lau xe, kiểm tra dầu mỡ và các thể loại việc không tên khác. Bằng cách nào? Hãy search keyword WR1 nghen, mô hình này rất hay để giải bài toán nan giải khi tự quản lý tài sản xe tải trong doanh nghiệp chủ hàng.
CHI PHÍ ĐỢI CHỜ
Chủ doanh nghiệp nào cũng thích “nở mày nở mặt” khi được tiếng là phục vụ khách hàng nhanh chóng. Tuy nhiên, trong nội bộ doanh nghiệp, với tâm lý “chả muốn ai giám sát mình” nên ít ai đo đếm thời gian thực hiện công việc trong nội bộ, thường chỉ đưa ra một cái khung rất chi là chung chung: giải quyết trong 2 ngày, hay 1 ngày. Chờ đợi là một loại lãng phí trong doanh nghiệp mà ai cũng biết!
Trong Logistics, việc bác Tài có mặt từ 8h như quy định giờ giấc nhưng thường thì 9-10h mới lăn bánh là vì phải chờ các quy trình nhập xuất hàng hóa, đang là điều bình thường. Bác Tài đi làm về lúc 9-10h tối thì cũng .. bình thường vì .. đã bù trừ vào những ngày ít hàng, 2-3h đã về. Những người ở vị trí càng “thấp cổ bé họng” như Bác tài hay điều độ xe thì càng ít cơ hội để trao đổi thông tin về chờ đợi trong công việc một cách sòng phẳng. Còn cấp quản lý thì, “xe nhà mà, chờ tí có sao đâu, phải neo xe qua đêm thì cho công tác phí theo định mức là xong”. Do vậy, khi giờ giấc của nhân viên vận tải chưa được tôn trọng thì làm sao trách họ khi hàng hóa đi/đến không đúng giờ?
Giải pháp? Đo đếm tác vụ bằng phần mềm giao tiếp nội bộ. Trong vận hành Logistics, Doanh nghiệp chủ hàng nào chưa xài TMS để quản lý e rằng sẽ vẫn chìm đắm trong cách làm cũ, tư duy cũ, phụ thuộc vào kinh nghiệm và con người. Khi có dữ liệu đo đếm chính xác rồi thì những lãng phí vô hình mới hiện ra, từ đó mới điều chỉnh từ từ để có thể cắt giảm. Chẳng hạn: hàng hóa được soạn sẵn, xe vào là bốc lên; giao tiếp với bác Tài qua Apps, đỡ phải gọi điện hỏi thông tin; số hóa giấy tờ để bác Tài không phải đem một xấp chứng từ về.
LÃNG PHÍ TRONG LOGISTICS
3 hạng mục lãng phí nói trên đều là hạng mục chi phí vô hình, khó đo đếm cụ thể và thuyết phục để Chủ doanh nghiệp nắm bắt sâu sắc. Phần lớn chúng ta đều bị một cái bẫy rằng cách làm trước đây từng đúng thì sẽ tiếp tục đúng, không cần thay đổi. Công nghệ tiến bộ rất nhanh, hành vi con người cũng thay đổi nhanh chóng, nên không nắm bắt kịp thời để có sự điều chỉnh, những doanh nghiệp đã từng thành công có thể sẽ rơi vào vòng xoáy suy giảm tăng trưởng lúc nào không hay. Khi đã mấp mé chìm mà tìm thuốc bổ để uống e là quá trễ. Thuốc bổ là uống khi ta khỏe, để duy trì sức khỏe tốt! Cắt giảm lãng phí cũng như uống thuốc bổ!
Trân trọng và Yêu thương,
Comments