Có nhiều Anh Chị lãnh đạo doanh nghiệp, nhất là doanh nghiệp Việt Nam, ủng hộ quan điểm thuê ngoài dịch vụ logistics (Logistics Outsourcing), tuy nhiên, khi bộ phận tài chính so sánh chi phí giữa chuyện “Tự làm” với “Thuê ngoài”, họ thường thấy số của chuyện “tự làm” vẫn thấp hơn. "Ủa, alo, chuyên nghiệp gì mà lại chi phí cao thì làm sao thuyết phục?". Xin thưa, Bộ phận tài chính chưa nhìn hết chi phí ẩn trong vận hành logistics. “Để Mỵ nói cho mà nghe..”
1. MẤT TIỀN DO NHÂN VIÊN GIAO HÀNG, AI CHỊU?
Chị A, chủ một doanh nghiệp phân phối hàng tiêu dùng có tiếng tâm sự, mỗi năm, cứ dịp gần Tết hay mùa bóng đá là thể nào cũng có vài vụ nhân viên giao hàng ôm tiền đi trốn. Vì sao? Quy trình bán hàng bên Chị A là “nhân viên bán hàng đi lấy đơn, nhân viên bộ phận logistics giao hàng xong thì thu tiền mặt. Các anh chị tiểu thương ở chợ, tiệm tạp hóa quen mấy chục năm nay rồi, hổng chịu chuyển khoản đâu. Công sức kiểm đếm hàng ngày mình không nói, làm riết thì quen nhưng người ta cũng dễ động lòng tham, cầm trong tay có khi cả gần tỷ bạc mà trong cảnh túng thiếu nợ nần cũng có người làm liều chớ. Mà mất mát này cũng chỉ báo công an nhờ xử lý chứ có bắt được thì tiền của mình cũng đã ở phương trời nao nào rồi!”. Những con số này đâu có được báo cáo vào chi phí rủi ro trong hoạt động logistics đâu!
2. MẤT HÀNG TRONG KHO, AI CHỊU?
Dĩ nhiên, Công ty nào cũng có đầy đủ quy định: “Ai làm sai chịu trách nhiệm bồi thường thiệt hại”. Câu chữ thì dễ lắm, thực tế thì sao? Nhân viên trong kho thường không có nghiệp vụ/kỹ năng để đánh giá chất lượng hàng hóa, họ chủ yếu kiểm theo tên hàng/mã hàng với số lượng có khớp với giấy tờ hay không. Vậy một thùng hàng còn nguyên băng keo nhưng bên trong bị thiếu hàng hay hư hỏng hàng hóa thì ai chịu?
Một kho hàng thì kiểm kê hàng mấy lần một năm để phát hiện sai sót/thiếu hụt? Thường là 1 lần kiểm kê/năm, còn công ty niêm yết kỹ tính thì có thể 6 tháng/lần. Và khi phát hiện sai sót, mất hàng trong kho thì ai đền? Liệu thủ kho hay quản lý kho có đủ số tiền lên đến hàng tỷ để đền hàng không nếu quy được trách nhiệm? Còn phần lớn tình huống sẽ nghe các Anh Chị quản lý kho chia sẻ rất thương: “Hàng hóa toàn bắt giao nhanh, giao gấp, mã hàng thì không có toàn đọc chữ, mà tới vài ngàn mặt hàng thì làm sao nhớ hết, rồi nhà cung cấp khi thì giao thùng, khi thì giao bao gai, lương em thì ba cọc ba đồng, giờ bảo em không được làm sai sót mà phải làm nhanh chóng, sao em làm nổi?”. Thậm chí, đã có trường hợp thủ kho vào làm việc và nghỉ việc trong vòng sáu tháng, nhưng đã kịp móc nối với tài xế và các nhân viên khác để lấy đi hàng chục xe hàng trong kho và kịp thời nghỉ việc trước kỳ kiểm kê tiếp theo, khi đó, mọi tội lỗi đã đi theo cái ông nghỉ việc rồi, rất khó truy vết.
Công ty đã phải chấp nhận mất mát/tổn thất do mất hàng trong kho và thường các con số này chỉ có “người trong cuộc” mới biết.
3. TAI NẠN TRONG KHO, AI CHỊU?
Nếu nhìn thoáng qua, làm việc trong kho có vẻ an toàn, nhẹ nhàng, toàn đi bộ thì sao có tai nạn được nhỉ? Vâng, để mình kể các Bạn nghe chuyện đi đếm kho ở một công ty Đa quốc gia đàng hoàng, một bạn phòng kế toán + một bạn nhân viên kho cùng bước vào cái lồng thép, xe nâng sẽ nâng cái lồng đó lên độ cao của từng kệ hàng trong kho, cao nhất là 11m, để hai bên cùng kiểm đếm hàng ở từng vị trí lưu trữ. Bạn hình dung kho có 10,000 vị trí kệ hàng thì phải đi lần lượt hết từng ấy vị trí. Đó là công ty xịn, còn công ty bình dân một chút thì chỉ có cái pallet + dây bảo hộ, lâu lâu sẽ có tin một thành viên team Logistics bị ngã từ trên cao trong kho là biết rồi đó. Mà Bạn biết không, với các nhà máy lớn đầu tư nhiều triệu đô thì họ tối kỵ chuyện tai nạn lao động. Nên các ông chủ nước ngoài đều muốn đẩy các hoạt động thuê kho ra ngoài cho đỡ trách nhiệm. Đó là chưa kể các rủi ro tai nạn khác trong kho như: người va quẹt vào xe nâng, xe nâng va quẹt vào kệ hàng, chú bảo vệ buồn buồn nấu mì tôm trong kho bị chập điện gây cháy,.. Có muôn vàng rủi ro trong vận hành kho nhưng Bộ phận tài chính sẽ không tìm thấy bất cứ con số nào liên quan đến các hoạt động này để đưa vào chi phí đâu, ai lại đưa chi phí dự toán rủi ro vào costing cơ chứ?
4. GIAO HÀNG TRỄ, AI CHỊU?
Một câu chuyện thực tế khác: Kho giao hàng trễ cho khách hàng. Khách gọi điện cho Tổng giám đốc mắng vốn. Tổng giám đốc quát ông Giám đốc cung ứng, lần hồi thì tới ông thủ kho. Thủ kho, sau một hồi gãi đầu “Tại tối hôm trước em nhậu mừng sinh nhật .. Tổng giám đốc tới 2h sáng, xỉn quá dậy không nổi nên chiều em mới vô, mà không có em thì có ai dám cho hàng đi, thủ kho to hơn thủ trưởng mà!”. Xong, cười xòa, xí xóa.. Các Chủ doanh nghiệp thường bố trí nhân sự tin cậy vào vị trí thủ kho cho nó yên tâm, nên các Anh Chị thủ kho ít nhiều cũng có vị thế dù chức danh có thể không to. Do vậy, khi có lầm lỗi thì cũng cười trừ. Chi phí cho chuyện giao hàng trễ nói trên, bộ phận Tài chính có biết không?
5. LÀM VIỆC NGOÀI GIỜ, AI CHỊU?
Điểm thuận lợi khi Doanh nghiệp tự vận hành logistics là tính linh hoạt, điều động nhân sự thoải mái. Mình quen anh Giám đốc Supply chain hẵn hòi của một doanh nghiệp Sữa trên nghìn tỷ, kể lại thời kỳ mới ra sản phẩm thì nguyên phòng Supply Chain khi cần vẫn xách xe máy đi giao hàng là bình thường. Hoặc công ty mướn hẵn 3-4 bạn chuyên làm giao hàng, khi bắt đầu bán qua các sàn TMDT như Shopee, Tiktok thì kêu các bạn chạy đi giao bất kể khung giờ sáng – trưa- chiều, miễn chiều khách và đáp ứng các tiêu chí giao hàng thỏa thuận với các sàn TMDT là ok. Bù lại, khi không có đơn hàng, cho các bạn ấy ngồi chơi, bấm điện thoại giết thời gian cũng kệ. Hoặc với các doanh nghiệp bán lẻ, mùa thiên hạ đi chơi lễ là họ hoạt động tất bật – từ nhân viên cửa hàng đến nhân viên logistics, còn những ngày ế hàng thì nhân sự vào công ty ngồi chơi nhưng luôn phải hiện diện. Còn nữa nha, chi phí điện là đi theo khung của Điện lực nè, các khung giờ cao điểm bị tăng ca thì giá điện cũng chóng mặt lắm á!
Khái niệm giờ giấc làm việc sẽ do doanh nghiệp tự bố trí sắp xếp và thường là không theo khung chuẩn của Luật lao động đâu, nhưng mà kệ, ưu tiên cho chuyện bán hàng trước, các yếu tố khác phải chạy theo thôi. Còn nếu Bạn dùng dịch vụ logistics từ các đơn vị chuyên nghiệp, họ sẽ tuân thủ đúng quy định nhà nước về phụ cấp ngoài giờ, cơm trưa/cơm tối, trả tiền điện đầy đủ. Đáng buồn là bộ phận tài chính đâu có thống kê được chi tiết các hoạt động ngoài giờ nói trên để phản ánh vào chi phí logistics đâu?
6. VỆ SINH TRONG KHO, AI CHỊU?
Mình đã đi qua nhiều kho hàng. Kho là nơi kém được quan tâm nhất trong nhà máy. Bạn có thể thấy khu vực tiếp tân lung linh lấp lánh thế nào nhưng đừng suy luận là Kho hàng cũng sạch sẽ tiện nghi như vậy. Rất nhiều chủ doanh nghiệp không bố trí cô chú lao công trong kho hàng, để việc đó cho nhân viên kho tự làm, rảnh mà! Thế nên, muốn kiểm tra năng lực kho, các Anh Chị chỉ cần len lén xin đi nhà vệ sinh của nhân viên dưới kho là hiểu ngay. Các công ty dịch vụ logistics chuyên nghiệp đều bố trí nhân sự chuyên trách để chăm lo môi trường làm việc cho nhân viên của mình, nhất là nhân viên ở hiện trường. Tương tự cho các công tác như chăm sóc cảnh quan, bảo trì, điện nước,.. Do các công ty dịch vụ logistics chuyên nghiệp sống bằng nghề nên họ phải chăm sóc cho nhân viên để nhân viên yên tâm gắn bó với nghề lâu dài nên họ mới phải phát sinh chi phí này, còn ở các Chủ doanh nghiệp thì.. kệ đi ha, ưu tiên cho các vấn đề nhức đầu khác. Nên chi phí này chắc chắn không có ghi nhận cho Bộ phận tài chính thấy đâu ha!
7. CHI PHÍ THƯỞNG CHO NHÂN VIÊN LOGISTICS, AI CHỊU?
Chúng ta đọc báo sẽ nghe tin kiểu “Doanh nghiệp A thưởng cho người lao động 5 tháng lương vì kết quả kinh doanh vượt chỉ tiêu xx%”. Vâng, tuyệt vời! Anh em làm Logistics cũng mừng chớ. Nhưng khi tính toán chi phí logistics, bộ phận tài chính đâu thể nào hoạch định chi phí thưởng cho nhân viên logistics vào để tính costing đâu, vì khoản thưởng này ngoài chi phí thường xuyên, một năm chỉ có một vài lần. Trong các gói thầu dịch vụ cho các hãng đa quốc gia lớn, họ bắt bóc tách chi phí rất chi tiết, bao gồm lương thưởng cho từng vị trí rồi đem mức lương phổ thông ra đối chiếu. Ủa, lương tháng đâu có phản ánh hết thu nhập từ tiền thưởng đâu? Mà có ai dám cố định một năm trả 14 hay 16 tháng lương đâu? Thế nên, xin lưu ý cho Bộ phận tài chính về khoản chi phí này nữa nha.
Mình vẫn còn một số chi phí ẩn nữa, để hôm nào sẽ viết tiếp, nhưng quan trọng ở đây là sự chia sẻ góc nhìn để chúng ta hiểu nhau. Các Anh Chị Chủ doanh nghiệp, nhất là Doanh nghiệp nước ngoài, là những người thông minh, đúng không nè? Và chúng ta thử điểm danh coi có Doanh nghiệp nào tự đi vận hành hoạt động Logistics không? Unilever thì chọn Linfox nhiều năm qua, Suntory Pepsico thì đi với YCH, Samsung có SDS, P&G thì chọn nhiều bên, tùy năm, gồm Toll, DHL Supply Chain, Intel vẫn chung thủy với DB Schenker, Honda thì đi với Logitem, Diana Unicharm thì gắn bó với Gemadept Logistisc,.. Điểm chung của doanh nghiệp lớn nói trên là: sản lượng lớn, hàng hóa chuẩn chỉnh, quy trình giờ giấc rõ ràng, tối thiểu hóa rủi ro. Họ chọn “Thuê ngoài logistics” như một công thức thành công định sẵn, không bàn cãi, chỉ là “Chọn Ai? vào thời điểm nào?” mà thôi.
Liệu các chủ Doanh nghiệp Việt Nam có thông minh hơn các công ty lớn nói trên trong việc chọn “Tự làm” thay vì “Thuê ngoài logistics”? Xin được lắng nghe ý kiến của các Anh Chị trong nghề.
Trân trọng và Yêu thương,
Comments