QUẢN TRỊ VẬT TƯ TIÊU HAO (MRO): ĐỪNG ĐỂ “LỖ NHỎ ĐẮM THUYỀN”

Vật tư tiêu hao trong sản xuất (tiếng Anh là Maintenance, Repair and Operations – viết tắt MRO) là một bộ phận khá kín tiếng trong nhà máy do tần suất sử dụng không nhiều, số lượng không lớn nhưng quản lý cung ứng MRO có tác động không hề nhỏ đối với nhà máy mà các Sếp quản lý Supply Chain phải để mắt tới. Bài viết này chia sẻ những insights của người làm nghề để các bạn trẻ GenZ dễ hình dung về công việc này trong chuỗi cung ứng.

Quản trị vật tư tiêu hao (MRO)

Trong nhà máy, nếu khối Supply chain thường được mệnh danh là “anh hùng vô danh” (Unsung heroes) do những cống hiến của họ vốn dĩ âm thầm lặng lẽ thì có lẽ các Bạn làm ở team MRO thường ở tầng chót xét ở góc độ được vinh danh.

LÀM QUEN VỚI ĐỘI QUẢN TRỊ VẬT TƯ TIÊU HAO MRO

Team MRO thường có ai:

• Kỹ thuật/Technical: đưa ra các tiêu chuẩn kỹ thuật (specifications – viết tắt là specs) cho các loại vật tư tiêu hao, quản lý dữ liệu gốc (tiếng Anh là Master data) cho các loại thiết bị này.

• Mua hàng/Sourcing: dựa vào nhu cầu mua hàng và tiêu chuẩn kỹ thuật, tìm kiếm các nhà cung cấp phù hợp, đàm phán hợp đồng và cùng các nhân sự liên quan phê duyệt chọn lựa nhà cung cấp.

• Lập kế hoạch/Planning: dựa trên nhu cầu bảo trì thiết bị, máy móc để lập kế hoạch sử dụng MRO. Với các dây chuyền sản xuất lớn, để đảm bảo hiệu quả vận hành ổn định, công tác bảo trì là rất quan trọng. Do đó, kế hoạch bảo trì phải song hành với kế hoạch sản xuất, báo trước cho nhau và chốt thời gian để tránh ảnh hưởng đến tình hình cung ứng hàng hóa.

• Kho MRO/Warehouse operator: dựa theo specs và hướng dẫn kỹ thuật kiểm tra, bạn này thực hiện việc nhận hàng, kiểm tra chất lượng hàng hóa trước khi cho nhập kho.

• Lắp đặt sửa chữa/Maintenance: đây là đội ngũ các chuyên viên kỹ thuật được đào tạo đầy đủ, thực thi kế hoạch bảo trì thiết bị, dây chuyền sản xuất. Khi không bảo trì, họ có thể sửa chữa cấp độ 1 đối với các chi tiết linh kiện, máy móc đã tháo rời ra.

Với một đội MRO như vầy, có thể hình dung bản thân họ là một đội supply chain thu nhỏ với đầy đủ chức năng tương đồng, chỉ khác nhau một tí ở đối tượng hàng hóa họ đang quản trị.

VÌ SAO ĐỘI MRO QUAN TRỌNG?

Mình đã đi qua nhiều nhà máy và quan sát được vai trò của đội MRO là khác nhau tùy theo đặc thù sản xuất.

• Tại một nhà máy chế biến khí đốt, có thể nói MRO là đội rất quan trọng. Trong khuôn viên nhà máy tầm hơn 20 ha chi chít đường ống và máy móc, đội MRO ngồi rải rác từ tòa nhà điều hành trung tâm, đến các kho MRO khác nhau (một số vật tư không để chung được), và đội kỹ thuật đạp xe đạp để đến các nơi cần tác nghiệp. Môi trường sản xuất ngành khí đốt rất nhạy cảm, mọi thao tác đều theo quy chuẩn an toàn, do vậy anh chị team MRO ổn áp. Họ thường xài phần mềm quản lý thiết bị đẳng cấp nhất ở tiêu chuẩn công nghiệp là Maximo của hãng IBM.

• Tại nhà máy P&G hồi đó mình từng công tác cách đây 20 năm, hoạt động MRO thường ít được nhắc đến. Các anh kỹ thuật workshop ngồi riêng ở một xưởng nhỏ phía đuôi nhà máy, nơi mà hoạt động hàn, cắt vẫn diễn ra hàng ngày. Các anh hay nói vui là khi nào đi hút thuốc là được hiểu ghé qua thăm xưởng workshop, cạnh quầy hút thuốc. MRO được quản lý chung trong hệ thống SAP của nhà máy và hình như cũng chưa quản lý đến cấp độ vị trí như của phần mềm WMS chuẩn.

• Tại một nhà máy bánh kẹo của Việt Nam, mình được thấy kho MRO đúng nghĩa ở thập niên 8x: trong một khuôn viên khoảng 500m2, hàng chồng thiết bị nằm san sát nhau, không thấy dán nhãn thông tin về thiết bị, không biết trạng thái sử dụng còn được hay không. Hỏi Bác bảo vệ tuổi chắc đã phải hưu từ lâu, Bác nói: “kho này ít sử dụng nên tôi mới được thuê để quản lý, có những món nằm ở đây vài chục năm rồi nhưng chưa được thanh lý”. Hơi xót xa cho các anh chị phụ trách MRO ở nhà máy này nhưng vì thứ tự ưu tiên thấp quá nên các Sếp có thể biết nhưng đành ngó lơ. Giấy tờ chủ yếu ghi bằng tay và lâu lâu có thấy cập nhật lên một file excel.

Bạn thấy đấy, tùy theo cấp độ sử dụng máy móc nhiều hay ít mà vai trò của đội MRO trong một nhà máy có sự thay đổi tương ứng. Tuy vậy, vai trò của MRO là không hề nhỏ. Nếu Bạn còn nhớ câu chuyện của thương hiệu bánh mì Subway từng có lúc phải dừng hoạt động trên toàn nước Mỹ chỉ vì thiếu găng tay nylon. Một dây chuyền sản xuất nhiều triệu đô la có thể phải dừng hoạt động chỉ vì một board mạch điện tử bị hỏng và thời gian sớm nhất để có hàng lại là..3 tuần.

Ở Việt Nam mình, sau gần 30 năm tính từ thời điểm 1995, có nhiều tiến bộ kỹ thuật vào sản xuất đã được áp dụng. Chỉ số OEE đo lường hiệu quả hoạt động của thiết bị đã thống nhất về phương pháp và có thể so sánh (benchmarking) với các doanh nghiệp trong ngành để nỗ lực học hỏi, cải tiến không tự mãn mà dừng lại. Vai trò của đội MRO là góp phần quan trọng để đảm bảo hiệu suất vận hành máy móc thiết bị. Có những Sếp mới giữ vị trí đứng đầu khối cung ứng chưa nhiều trải nghiệm để hiểu hết vai trò của MRO, đưa ra những quyết định thoạt nhìn có vẻ hợp lý nhưng kỳ thực lại rất buồn cười với người trong nghề. Cách cư xử với đội MRO sao cho đúng?

NÊN CƯ XỬ VỚI ĐỘI MRO SAO CHO ĐÚNG?

Vào một buổi chiều cuối hè, nắng còn vương trên thảm cỏ xanh tốt của nhà máy, một Sếp lớn Supply chain gọi cô Planning MRO lên nói chuyện:

• Sếp: Em coi lại chớ sao tồn kho bên MRO cao quá vậy?

• Planning MRO: Báo cáo Anh em cần chuẩn bị vật tư cần thiết theo nhu cầu bảo trì và dự phòng của nhà máy mình. Anh chỉ cho em coi món nào bị cao ạ?

• Sếp: À, bật Sếp luôn ta, đây là danh sách 10 món có tồn kho mà chưa hề được sử dụng trong 3 năm qua, thậm chí có món 7-8 năm chưa hề được sử dụng mà tại sao nhà máy phải bỏ tiền ra mua rồi để không? Tiền có phải là giấy đâu em?

• Planning MRO: Báo cáo anh, em xin trả lời từng ý. Thứ nhất, hồi nhà máy mình mới triển khai, cái món 7-8 năm chưa được sử dụng này được xác định là trọng yếu, chỉ duy nhất hãng bán máy mới làm được và họ chỉ làm theo đơn hàng và thời gian đặt món này ít nhất là 3 tháng chưa bao gồm thời gian vận chuyển về Việt Nam. Cái món này nó còn nhiều hơn thời gian em làm ở vị trí này. Thứ hai, 10 món mà anh nói cũng tương tự, không có lưu thông là vì máy móc mình chạy êm, bảo trì tự động (tiếng Anh là Autonomous Maintenance – viết tắt là AM) ổn định nên chưa cần thay. Nhưng với hàng MRO, không phải vì không được dùng mà mình đánh giá nó kém hiệu quả anh nha. Lấy ví dụ cái bình chữa cháy, 5 năm qua không hề được sử dụng, nhưng Anh có thật sự muốn chúng ta phải sử dụng cái bình chữa cháy mới được gọi là hiệu quả không?

• Sếp: …

• Planning MRO: Báo cáo anh, chỉ tiêu đánh giá thành phẩm hay vật tư sản xuất có thể là luân chuyển nhanh, tồn kho ít. Tuy nhiên, với món MRO chúng ta cần nhìn nhận giá trị của nó là để phòng ngừa rủi ro, không phải là để sử dụng thường xuyên. Ok không anh?

• Sếp: Ok em, gút chóp. Anh chẳng qua muốn thử em vậy thôi, coi có nắm vững việc mình làm không, chớ anh rất là hiểu và cảm kích nỗ lực của tụi em nha.

Đấy, chả biết Sếp có “vụng chèo khéo chống” không nhưng tư duy đối với MRO nó phải rõ ràng như cái cô nhân viên kia kìa. Hy vọng đoạn trao đổi “bị leak” nói trên sẽ giúp chúng ta có câu trả lời chung: NÊN CƯ XỬ VỚI ĐỘI MRO SAO CHO ĐÚNG?

Trân trọng và Yêu thương,

#khiemtranbuoisang